Agent d'Accueil - État Civil - Amplepuis H/F - Communes

Située entre Rhône (50 min de Lyon) et Loire (30 min de Roanne), Amplepuis, commune de 5 000 habitants etmembre de la dynamique Communauté de l'Ouest Rhodanien, desservie par une gare SNCF avec des lignesrégulières, recherche pour compléter son équipe, un agent d'accueil/etat civil (F/H)Accueil physique et téléphonique- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques- Renseigner les administrés et les orienter vers le service compétent- Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire, aux adjoints ou aupersonnel communal- Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires-Délivrer des documents administratifs-Organiser et ranger l'accueil : classement, gestion du courrier, affichage, annuaire téléphonique,archivage, etc...État civil - Relations citoyens-Renseigner les administrés sur les formalités administratives pour les dossiers d'État Civil et de populationpuis les réceptionner (Mariages, PACS, Attestation d'accueil....)-Gestion des demandes de notaires via COMEDEC-Répondre aux demandes faites via HUBEE.-Rédiger les actes d'État Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès...)-Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile...)-Contrôler l'authenticité des attestations fournies-Tenue des registres d'Etat-civil (ouverture, clôture, mises à jour, tables annuelles et décennales)-Délivrer sur demandes des extraits du registre et contrôler le droit à l'acte des demandeurs-Préparer les baptêmes civils-Établir les rectifications administratives et reconstitution d'actes-Gestion du service CNI/passeports en collaboration avec les autres collègues.Recensement militaire et de la population-Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire-Établir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national-Mettre à jour les fichiers relatifs à la population avec l'aide de la responsable populationAutres missions :-Remplacer ponctuellement et en cas de besoin, les services ou tâches de ses collègues absents afin d'assurer la continuité du service

AptitudesSavoir-faire :-Connaître la législation de l'état civil-Bonne maîtrise de l'expression orale et écrite-Maîtrise de l'informatique : traitement de texte, tableur, messagerie, Internet, logiciels spécifiques-Accueil téléphonique et physique-Connaître l'environnement territorial-Connaître l'organisation interne de la collectivité : règlements, règles, procédures en vigueur,l'organigramme, les circuits de prise de décisions, de partage et circulation de l'information, de validationSavoir-être :-Disponibilité, autonomie et forte capacité d'adaptation-Savoir travailler dans l'urgence-Polyvalent-Sens de l'organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des normes, réactivité-Se tenir régulièrement au courant de l'évolution de la réglementation-Esprit d'initiative, anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités, discernement-Qualités relationnelles : sens de l'écoute, diplomatie, psychologie, patience-Confidentialité, discrétionConditions de travail-Diplôme(s) et/ou expérience dans le domaine de l'accueil/état civil fortement apprécié.-Jours de travail : Lundi et Jeudi journée et le mardi matin (possibilité d'ajouter le mardi après-midi)-Rémunération statutaire + Titres restaurants + CNAS+ RIFSEEP+ Participation à la prévoyance et à la mutuelle-Niveau de recrutement : cadre d'emplois des adjoints administratifs (C) à défaut contractuel-Des formations peuvent vous être dispensées

• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Tableur
• Autonomie
• Pro-activité
• Respect des délais
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Capacité d’adaptation
• Patience