Agent Administratif H/F - France Travail

L'/Agent(e) Administratif assure la responsabilité de toutes les opérations liées aux achats et ventes selon les standards administratifs sur son périmètre
Maintien des paramétrages et des données de taxation dans les systèmes de facturation :
- Prise en compte et application des nouveaux contrats et des évolutions tarifaires dans les outils et autres supports de facturation
- Prise en compte des évolutions des activités clients remontées par les SI WMS ou les exploitations des sites
- Contrôler et traiter les anomalies relatives aux données transmises par les outils WMS.
- Contrôler et traiter les anomalies de taxation des commandes en lien avec les paramétrages des conditions tarifaires
Gestion des facturations Ventes :
- Traiter la facturation selon les grilles tarifaires en vigueur
- Recueillir les données d'entrée dans les systèmes et supports prévus à cet effet, en lien avec les sites concernés
- Identifier et corriger les anomalies (références, quantités, prix.)
- Assurer la saisie des factures dans les systèmes
- Transmettre les informations et documents aux clients
- Assurer le suivi client et le service après-vente de la facturation, traiter les litiges, faire la liaison avec les interlocuteurs sites et/ou commerciaux
- Rendre compte à sa hiérarchie de l'évolution des saisies et du besoin éventuel d'assistance sur ce périmètre
- Veiller au respect des délais
Gestion des achats directs :
- Vérifier la transmission des factures d'achat direct selon la procédure en vigueur. Savoir indiquer/rappeler la procédure à suivre aux fournisseurs si nécessaire
- Traiter les litiges de facturation fournisseur, faire le lien avec les interlocuteurs sites concernés
- Transmettre les informations et documents aux fournisseurs sur demande
- Rendre compte à sa hiérarchie de l'évolution des saisies et du besoin éventuel d'assistance sur ce périmètre
- Déterminer et transmettre au contrôle de gestion les provisions ventes à enregistrer
- Veiller au respect des délais
Gestion des achats indirects :
- Recueillir les besoins en commandes d'achats auprès des opérationnels
- Saisir et enregistrer les commandes clients dans les outils dédiés conformément aux process internes (imputation, contrats, accords-cadres .)
- Faire le lien quand nécessaire avec les services centraux (Procurement, Real estate .) et les sites
- Vérifier la cohérence des éléments transmis (références, quantités, prix, délais .) conformément aux contrats et accords en vigueur
- Communiquer avec les interlocuteurs fournisseurs pour valider ou clarifier les informations manquantes
- Générer les numéros de commande (Purchase Orders), vérifier l'envoi au fournisseur par le système
- Suivre l'état d'avancement des commandes, enregistrer les réceptions de biens ou services dans les systèmes
- Gérer les anomalies d'intégration des factures dans les systèmes et les litiges de facturation fournisseur
- Partager le suivi des commandes quand nécessaire avec le site et le contrôle de gestion
- Mettre à jour la base des fournisseurs et les tarifs dans les outils de gestion
Suivi et contrôle de l'activité, amélioration continue :
- Appliquer et contrôler l'application des normes et des procédures dans son domaine d'activités
- Alimenter les outils de suivi et prévision de l'activité
- Participer à l'amélioration continue des process administratifs de facturation et commandes d'achats
- Créer ou contribuer à rédiger et mettre à jour les procédures de facturation
- Supporter, renseigner, conseiller les équipes commerciales et opérationnelles pour toute question relative à la bonne application des process de facturation ou d'achats
- Suivre les KPI facturation et commandes
- Garantir l'archivage documentaire
Analyse et résolution de problèmes
Relation clientèle

Experience: 3 An(s)

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et suivre les dossiers de facturation

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Affrètement et organisation des transports

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Contrôle de gestion
• SGBD
• Comptabilisation des factures
• Gestion des litiges
• Amélioration continue
• Gestion des achats
• Accompagnement du client
• Autonomie
• Facturation
• KPI
• Méthodes d'amélioration OMQ
• Réactivité
• Logiciels de gestion des entrepôts (WMS)