Gestionnaire de Scolarité H/F - Université Jean-Monnet - Saint-Etienne

L'IUT de Roanne
Le campus roannais de l'Université Jean-Monnet se compose de L'IUT de Roanne, la bibliothèque universitaire et un laboratoire de recherche (LASPI). L'IUT de Roanne qui accueille près de 1500 étudiants propose 5 spécialités de B.U.T., 2 licences générales et 2 masters. Plus de 320 personnels (personnels administratifs, enseignants et vacataires d'enseignement) oeuvrent à la réussite des étudiants.

POSITIONNEMENT
Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique de la responsable du service scolarité et de la responsable administrative et financière de l'IUT de Roanne. Au sein du service de scolarité, composé de 12 agents, vous réaliserez des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion de la scolarité. Le poste est également placé sous la responsabilité fonctionnelle du responsable de la formation dont vous aurez la charge (Master Génie Industriel).

MISSIONS
Accueil/Information
- Accueillir, informer, orienter le public : étudiants français et étrangers, apprentis, stagiaires de formation continue
- Accueillir, informer l'équipe pédagogique notamment les enseignants vacataires, les accompagner dans la compréhension du fonctionnement de la composante et l'utilisation des applications informatiques relevant de la scolarité

- Assurer la diffusion d'informations auprès des étudiants et de l'équipe pédagogique
- Participer aux événements institutionnels et aux temps forts de la vie de l'institut (réunions de service, journées portes ouvertes, remise des diplômes, etc.)
Gestion de la scolarité et organisation des examens
- Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription pédagogique à la publication des résultats
- Gestion des emplois du temps sur le logiciel ADE en lien avec les enseignants
- Structurer les enseignements et modéliser les modalités de contrôle des connaissances sur le logiciel APOGEE
- Suivre l'assiduité des étudiants (feuilles de présence)
- Organiser des examens
- Préparer les jurys de diplômes
- Suivre les candidatures sur les plateformes : Études en France, e-candidat et MonMaster
- Assurer le suivi des conventions de stage et des contrats d'apprentissage en lien avec le CFA
- Effectuer des tâches de classement et d'archivage obligatoires de documents concernant le domaine de scolarité
Gestion des services des enseignants
- Gérer les dossiers des vacataires en lien avec le service RH de l'IUT
- Saisir et suivre le service des enseignants dans OSE

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de la Composante

Connaître l'offre de formation de la composante

Connaître la règlementation et les procédures en matière de scolarité

Faire preuve de méthodologie et de réactivité

Être en capacité de travailler en équipe

Savoir gérer les priorités

Savoir organiser, analyser et anticiper une situation

Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

Savoir gérer la pression

Être capable de s'adapter

Disposer de qualités relationnelles

Maitrise du pack office.

La connaissance des logiciels ADE et APOGEE serait un plus. Une formation à ces outils sera proposée.

• Gestion de l'emploi du temps